Bezpośredni kontakt do informatyka
Terminowe i prawidłowe tworzenie dokumentacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to jeden z podstawowych obowiązków spoczywających na każdym przedsiębiorcy. Wobec stale zmieniających się przepisów i zasad, można czuć niepewność oraz uzasadnione obawy przed pomyłką. Aby w maksymalny sposób uprościć i ułatwić wypełnianie dokumentów, a tym samym wyeliminować ryzyko powstania błędów, które mogą powodować dotkliwe skutki, powstał program komputerowy Płatnik. Dowiedz się, jak program Płatnik może pomóc Ci w prowadzeniu działalności.
Płatnik jest to program komputerowy przygotowany na zlecenie ZUS przez firmę Asseco Poland SA. Celem oprogramowania jest tworzenie i weryfikacja dokumentów ubezpieczeniowych oraz wymiana informacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Umożliwia synchronizację i weryfikację z bazą ZUS, importowanie danych z systemów kadrowych i systemów płacowych, a także automatyczne tworzenie informacji okresowych dla osoby ubezpieczonej (miesięcznych, kwartalnych i rocznych). Ten program dla systemu MS Windows jest udostępniany za darmo na stronie ZUS oraz w oddziałach (inspektoratach).
To program, który w wielu obszarach wspiera biznes i przedsiębiorców. Umożliwia zarejestrowanie dużej liczby osób, które są płatnikami składek i zakładanie im kartotek, w których znajdują się ważne informacje (dane osobowe, adresowe, numer konta). Do głównych funkcji programu należą:
W programie Płatnik można stworzyć dokumenty zgłoszeniowe takie jak: ZUS ZUA, ZUS ZIUA, ZUS ZCNA, ZUS ZWUA, ZUS ZZA, ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZIPA, ZUS ZWPA, ZUS ZBA i ZUS ZAA oraz dokumenty rozliczeniowe: ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA.
Tworzenie dokumentów w programie Płatnik jest z jednej strony dość czasochłonne, ale równocześnie bardzo intuicyjne i zapobiega popełnieniu błędów.
Proces wysyłki dokumentów do ZUS w programie Płatnik składa się z kilku etapów:Dzięki integracji Płatnika z bazą ZUS, podczas wysyłki na bieżąco otrzymujemy informację o ewentualnych błędach. W przypadku wpisania nieprawidłowego numeru PESEL, złego kodu ubezpieczeniowego, błędnego kodu pocztowego, system zwróci nam uwagę. Co ważniejsze, program wskaże informację o braku w raporcie osoby zgłoszonej do ubezpieczeń lub niewłaściwej podstawie składek w deklaracji. Wszystko to ma na celu prawidłowe raportowanie oraz ograniczanie kar związanych z błędami.
W zależności od wielkości przedsiębiorstwa, rozróżnia się użytkowników programu:
Prócz wskazanych wyżej korzyści dla przedsiębiorców, należy podkreślić, że program jest niezwykle intuicyjny, a przez to prosty w obsłudze. Graficzny interfejs w języku polskim sprawia, że nawet niezbyt biegłe osoby w obsłudze komputera, będą w stanie prawidłowo korzystać z programu. Przez proces tworzenia dokumentów użytkownik jest prowadzony za pomocą podpowiedzi i instrukcji. Ryzyko błędnego wypełnienia deklaracji znacząco się zmniejsza. Dzięki temu, że program współpracuje z systemami kadrowo-płacowymi, pozwala na optymalne gospodarowanie zasobami ludzkimi.
Ponieważ program Płatnik powstał w latach 90. XX wieku, jest odbierany jako dość archaiczny i nienadążający za rozwojem aplikacji. Użytkownicy zgłaszają błędy i częste problemy z obsługą programu Płatnik. System zawiesza się w newralgicznych momentach i bywa zawodny. Najczęstszą bolączką są komunikaty o niezgodnościach w przesłanych deklaracjach. Informacje te często są niezrozumiałe, a wręcz mylące. Zdarza się również, że wymagana jest aktualizacja systemu w momencie wysyłania uzupełnionych dokumentów, co sprawia, że włożony wysiłek idzie na marne. Problematyczne jest również to, że dla każdej firmy wysyłka dokumentów musi następować osobno. Nie ma możliwości zbiorczej wysyłki deklaracji ZUS dla wszystkich klientów jednego biura rachunkowego.
Problematyczny jest również fakt, że program nie jest dostępny dla środowiska operacyjnego Linux czy iOS.
Od 01.01.2019 r. dostępna jest najnowsza wersja programu. Lista zmian w stosunku do poprzednich wersji to:
Minimalne wymagania sprzętowe dla najnowszej wersji oprogramowania to:
By uzyskać dostęp do bazy danych ZUS wymagane jest uwierzytelnienie za pomocą certyfikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Nie ma zatem obaw przed nieuprawnionym pobraniem bazy danych przez osoby nieuprawnione. Co ważne, w systemie MS Windows program aktualizuje się automatycznie, można mieć pewność, że wszelkie poprawki dotyczące bezpieczeństwa zostały pobrane wraz z najnowszą wersją.
Skutki niewysłania deklaracji do ZUS w wymaganym terminie mogą być dotkliwe. Kara grzywny może wynieść do 5000 złotych. Co do zasady, jednorazowe nieterminowe wysłanie deklaracji ZUS DRA nie podlega karze finansowej, lecz może skutkować utratą praw ubezpieczeniowych.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych przy zatrudnieniu powyżej 5 pracowników nakłada na firmy obowiązek elektronicznego rozliczania za pomocą Płatnika.
Alternatywą dla programu Płatnik jest aplikacja ePłatnik. Umożliwia ona tworzenie i przesyłanie do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych z poziomu przeglądarki internetowej (tzn. bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania). Jest to rozwiązanie m.in. dla osób, które nie korzystają ze środowiska operacyjnego MS Windows
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości związane z obsługą programu Płatnik, skorzystaj z naszej infolinii.